Kokous
Wikikko - koko kansan taitopankki
Sisällysluettelo |
[muokkaa] Yleistä
- Ihmiset eivät riitele - jos riidellään, niin asiat riitelevät.
- Kokouksen onnistuminen on kaikkien tekijöiden summa - valmistelun ja kaikkien osallistujien.
- Esityslista ja etukäteisinformaatio helpottavat kokouksen kulkua
- Kokoukseen kutsuminen tulee suorittaa sääntöjen määrämällä tavalla. Yleensä säännöissä on annettu ohje kuinka monta vuorokautta ennen ja miten ilmoitus tehdään. Kutsun täytyy mennä kaikille jäsenille, muutoin kokous ei ole laillisesti kokoon kutsuttu.
[muokkaa] Esivalmistelut
- Usein puheenjohtaja ja sihteeri valmistelevat.
- Lähetetään riittävästi ennakkotietoa osallistujille, tätä materiaalia ei tarvitse käydä enää läpi kokouksessa niin tarkkaan, eli säästetään tarvittaessa aikaa keskustelulle ja päätöksentekoon.
- Päätösehdotukset kannattaa muotoilla selkeiksi ehdotuksiksi eikä tulkinnanvaraisiksi.
- Kohtaan "Muut asiat", ei saa liittää merkittäviä asioita, koska se mm. saattaa johtaa harhaan osallistujia päättäessään osallistumisesta kokoukseen.
- Puheenjohtajan tulee etukäteen selvittää asioihin toimitusjohtajan kannat.
[muokkaa] Sihteerin otettava huomioon
- Tulosta esityslista
- Tulosta kokouskutsu ja esimerkiksi kokouskutsusähköposti
- Tulosta jäsenluettelo
[muokkaa] Kokouksessa käyttäytyminen
Esitän itselleni ennen kokousta ja kokouksen aikana seuraavia kysymyksiä:
- Olen rehellinen itselleni ja muille.
- Kuuntelenko riittävästi muita?
- En dominoi (keskeytä, puhu liian äänekkäästi, ylipuhu, enkä puhu siten että siihen on mahdoton vastata)
- Pidän tunteet ja asiat erillään.
- Siedän kritiikkiä, se ei välttämättä ole tarkoitettu minulle henkilökohtaisesti.
- Yritän pyrkiä parhaimpaan mahdolliseen yhteisymmärrykseen.
- Puhun vain käsiteltävästä asiasta tai kokouksen kulusta (työjärjestyksestä).
- Puhun tietoisemmin. Puhumiseni tarkoitus on kasvattaa hyvinvointia sensijaan että rikon sitä.
- Käytän arvostellessani enemmän "minä" kuin "sinä" muotoa.
- Harkitsen mitä sanoja käytän ja mitä käyttämäni sanat ja puhetapa tässä kokouksessa aiheuttavat. Vältän syytteleviä sanoja.
[muokkaa] Puheenvuorot
- työjärjestystä koskevat ja vastauspuheenvuorot myönnetään niitä pyytävälle välittömästi.
[muokkaa] Eri puheenvuorotyypit
- ehdotus
- kannatus
- kysyvä
- vastaus
- moite
- työjärjestyspuheenvuoro (puheenvuorojen rajoittaminen, puheajan rajoittaminen, perusteltu ehdotus lykkäämisestä, tauon pyytäminen, tärkeä ilmoitus)
- työjärjestys pyydetään "Puheenjohtaja, työjärjestykseen".
[muokkaa] Kokouksen kulku
0. Kokousta ennen on hyvä olla vajaan puolen tunnin mittainen "lämmittely". Puhutaan mitä jokaisen elämään kuuluu ja mitä kullakin on sanottavaa. Avataan puhe kaikkien kesken. Juodaan teetä tai kahvia, syödään suolaista ja pullaa. 0.1 Tämän lisäksi voidaan kunnioittaa joukosta toiseen ulottuvuuteen siirtyneitä nousemalla ylös, ottamalla viimeistään hatut pois päästä ja olemalla hiljaa muutama sekunti. 0.2 Jaetaan mahdolliset kunnianosoitukset ja palkinnot
1. Kokouksen avaus. Yleensä kokoonkutsuvan elimen puheenjohtaja tai hänen estyttyä varapuheenjohtaja.
2. Järjestäytyminen
- kokouksen pj
- sihteeri
- pöytäkirjantarkastajat. Ei välttämättä osk. hallituksen kokouksessa.
- ääntenlaskijat. Usein samat kuin pöytäkirjantarkastajat.
3. Laillisuus ja päätösvaltaisuus
- pj. toteaa kyseisen pykälän säännöistä
- todetaan miten kokous on kutsuttu koolle ja täyttyvätkö päätösvaltaisuuden ehdot
4. Työjärjestys
- esityslista
- tarvittaessa päätetään kokouksen menettelytavoista. Esim. oskuuskunnan kokouksessa puheenjohtaja voi kokouksen alussa ehdottaa että vain kannatetut ehdotukset otetaan äänestykseen.
- jos joku tekee esityksen jostain muusta kesken muiden aiheiden, eikä se ole esityslistalla, se käsitellään kokouksen lopussa jos aikaa jää.
5. Asioiden käsittely esityslistan mukaisesti
- Hallituksen kokouksissa tapoihin kuuluu käydä edellisen kokouksen pöytäkirja läpi seuraavassa kokouksessa ja allekirjoittaa se tällöin. Samalla myös tehdää tarvittava seuranta, onko päätöksiä noudatettu tai toteutettu.
- katso tältä sivulta kohta Asian käsittelyjärjestys.
- kokouksen pj. lukee tilintarkastuskertomuksen.
- tilit tarkastavia henkilöitä ei voi esittää hallituksen jäsenet. Heidän varamiehet nimetään varsinaisten nimiin sitoen.
6. Muut asiat
- voidaan keskustella ja tehdä päätöksiä vähäisistä asioista vaikka niitä ei olisi mainittu kokouskutsussa
7. Kokouksen päättäminen
- pj. julistaa kokouksen päättyneeksi.
8. Kokouksen jälkeen
- Osallistujat tietävät mitä päätettiin.
- Pidetään mahdollisesti "tunnepalaveri", jossa keskustellaan miten kokous meni ja mitä tunteita se herätti. Mitä voitaisiin tehdä mahdollisesti toisin seuraavalla kerralla. Arvioidaan toimintaa ja pyritään kehittämään päätöksentekomenettelyä ja asioiden hoitoa.
[muokkaa] Asian käsittelyjärjestys
Vakiintuneen kokouskäytännön mukaan päätöksentekojärjestys on seuraava:
1. puheenjohtaja toteaa käsiteltävän asian
2. esitellään asia (asian lähtökohdat)
3. tehdään päätösehdotus tai ehdotuksia (yleensä esittelijä antaa ja toteaa ehdotuksen tekijän)
4. puheenjohtaja avaa keskustelun, (mutta ei esitä omaa mielipidettään vielä)
5. keskustellaan, jonka aikana tehdään mahdollisesti poikkeavia ehdotuksia, jotka pj kirjaa itselleen ylös
- kommentit eivät ole ehdotuksia vaan esitykset
- puheiden pituutta voi rajoittaa, samoin puheenvuoroja, mutta kaikki puheenvuorot on myönnettävä
- päätösehdotukset on tehtävä keskustelun aikana
- osuuskunnan kokouksessa ei ehdotus tarvitse kannatusta, yksittäisen jäsenen esitys riittää ehdotukseksi
- keskustelun jälkeen ehdotuksia voi perua, mutta ei lisätä uusia ehdotuksia
- puheenjohtaja esittää oman mielipiteensä viimeiseksi
6. puheenjohtaja päättää keskustelun
7. jos esitetystä päätösehdotuksesta (pääehdotus) poikkeavia ehdotuksia, äänestetään.
7.1 puheenjohtaja toteaa tehdyt ehdotukset
7.2 puheenjohtaja tekee esityksen äänestysjärjestyksestä ja äänestystavasta. Äänestystavan päättää kokous, ei puheenjohtaja.
7.3 Pääehdotus yleensä esittelijän tekemä. Pääehdotus on mukana äänestyksessä aina, se ei vaadi kannatusta.
- lykkäys-, hylkäys- ja vastaehdotukset ovat mukana äänestyksessä
- samanlaiset ehdotukset voidaan ehdottajien suostumuksesta yhdistää
7.4 puheenjohtaja toteaa ehdotukset
7.5 voidaan tehdä koeäänestys, jolla ehdotuksen tekijä pyritään saamaan perumaan ehdotuksensa.
7.6 äänestyksessä kaksi ehdotusta on vastakkain, ja voittanut jatkaa muita ehdotuksia vastaan
- yleensä ehdotukset joiden mukaan päätöstä ei tehtäisi lainkaan tai lykättäisiin käsitellään ensin eli päätetään ratkaistaanko asia vai lykätäänkö sitä.
- tämän jälkeen äänestetään niiden kahden kesken, jotka ovat eniten vastakkain päätösehdotusta.
- muut ehdotukset järjestykseen ja äänestetään niistä siten että aina edellisen voittaja on vastassa sitä, joka on seuraavaksi lähempänä pääehdotusta
- lopulta äänestetään pääehdotusta vastaan
- ja tämän jälkeen vielä edellisen voittaneesta hylkäävää ehdotusta vasten.
- voidaan äänestää myös ensin pääehdotus ja eniten poikkeava
- äänestystavan tulee olla sellainen, että äänet voidaan laskea ja merkitä pöytäkirjaan.
- hylättyjä ja tyhjiä ääniä ei lasketa mukaan, vain esimerkiksi Jaa/Ei/Lykätään.
8. puheenjohtaja toteaa päätöksen on sitten äänestetty tai ei
9. kirjataan päätös pöytäkirjaan heti.
