Härkäpää-projektinhallinta

Härkäpää-projektinhallintamenetelmässä] kyse on "viimeistään vuonna 2015" kyseisellä työnimellä kehitetystä melko tavallisesta, mutkattomasta ja havainnollisesta, skaalautuvasta ja monipuolisesti adaptoituvasta projektinhallintamenetelmästä, jossa hankkeen kaikki osapuolet voivat osallistua sen laatimiseen. Lopputulos näyttää Gantt-kaaviolta, jonka alapuolella voi olla "googlemapsaalisen" runsaasti yksityiskohtia {kukin resurssi omalla rivillään}.

• tavoitteena on resurssien käytön mahdollistaminen mahdollisimman hyvin, multitaskauksen organisointi, hiljaisen tiedon ylöskirjaaminen ja eteenpäin välittäminen, monipuolinen yksityiskohtien hallinta ja kokonaisuuden tajuaminen kaikkien osapuolten osalta ja sitä kautta motivaatio, turhautumisen ja tuskastumisen välttäminen sekä ympäristönhallinta, kaksisuuntainen viestintä ja ryhmä-äly".
  • työvoimapulaan vastaaminen työttömyyskortistossa olevia henkilöitä preliminääriperehdyttämisen avulla määräaikaisesti työllistäen.
  • SHTF-skenaariot, joissa on monimutkainen tai muuten vaikeasti jäsenneltävä hankekokonaisuus hoidettava tyylipuhtaasti. Esimerkiksi Suomen julkisen sosiaali- ja terveydenhoitojärjestelmän paikallinen tai valtakunnallinen erikoisosastokohtainen tai kertakaikkinen romahtaminen.
  • fasiliteettien luominen, kuten esimerkiksi peruskoulun opetussuunnitelmat ja lukujärjestykset/kurssitarjonta.
    • toisaalta yksittäisten oppilaiden/opiskelijoiden oppimissuunnitelmat
  • monimutkaiset hankkeet kuten rakennusprojektit
  • monimutkaiset tapahtumat kuten Jukolan viestit
• huom. härkäpää-projektisuunnitelma sisältää hyvin runsaasti projektiin liittyvää informaatiota ja suoranaista organisaatiolle kuuluvaa immateriaaliomaisuutta, kuten työntekijöiden hiljaista tietoa, mistä syystä varsinkaan nykyaikana älykkään robotiikan ollessa verrattoman edistynyttä, on syytä välttää projektisuunnitelmien välittämistä verkossa ilman XOR-salausta, sillä tavanomaisella tietoturvalla eli purettavissa olevalla salauksella salattu tiedosto pystytään pitämään tallessa kunnes kryptaus saadaan murrettua auki.

Nimike härkäpää viittaa kyseisen perhoslajin myötä nk. perhosvaikutukseen {erittäin vähäisten yksityiskohtien huomioimisen keskeisyydestä ison projektin toteumassa} sekä tietysti kyseiseen sanontaan suomenkielessä.

Projektinhallintamenetelmän pääperiaatteet

• Projektin kuvaamisessa/erittelyssä paperilla on ainakin kolme aivan luonnollista syvyysastetta:
  1. Tavoite. Tilaaja kuvailee ylimalkaisesti, että mitä halutaan tehtävän.
     • Esimerkiksi työotsikon antaminen, mutta usein tilaaja tahtoo itse ehdottaa toimittajalle/projektiryhmän vastaavalle, miten projekti ehkä kannattaisi toteuttaa. Mahdollisesti tilaajalla on myöskin tarkka mielikuva millaisen lopputuloksen hän haluaisi, ja toimittajan kanssa neuvotellen jokin konsensus tietysti saavutetaan.
  2. Työvaiheistus/roadmap. Toimittaja, projektivastaava hahmottelee tämän tilauksen/tavoitteen proggressioksi, työvaihe työvaiheelta lähtökohtaisesti tilaajalle, sillä yleensä tilaajalle on tärkeää, että hän pystyy tajuamaan vähintään hankkeen/projektin päävaiheet ja että missä vaiheessa milloinkin edetään. Seuraavaksi näitä työvaiheita tarkennetaan sellaiselle tasolle, että toteuttajat motivoituvat/pystyvät ottamaan vastuun niihin liittyvistä toimista.
     • periaatteessa kun joka tapauksessa on niin, että toimittaja erittelee tilaajalle projektin todennäköiset päävaiheet, niin tämä toinen vaihe etenee omalla painollaan "työn imussa".
  3. Toimet/ruohonjuuritason toteutus/urakointi. Toteuttajat miettivät ja kuvailevat ruohonjuuritason toteutukset niin tarkasti kuin pidetään tarpeellisena, jotta kaikki mahdolliset skenaariot tulisi huomioitua ja niissä toimintakykyisenä pysymisen edellyttämät resurssit tiedostettua ja eriteltyä.
     • mitä lähemmäs "atomitasoa" ruohonjuuritason työvaiheet eritellään, sitä paremmin projektisuunnitelmassa pystytään "multitaskaamaan" asioita lomittain samoilla resursseilla. Esimerkiksi jos on eriteltynä että missä vaiheessa oppituntia opetusryhmä A tarvitsee vaikkapa 3d-lihamureketulostinta, on mahdollista, että eri vaiheessa omaa oppituntiaan sitä tarvitsevan opetusryhmän B oppitunti järjestetään samaan aikaan toisessa luokassa. Tai että rakennustyömaalla pystytään junailemaan useiden työporukoiden samoja resursseja tarvitsevia työvaiheita lomittain. Tai Pussinperän työmaalta Hevon QC:n varastolla käyvä työntekijä vie samalta istumalta Punaisen aallon tietyömaalta Ketunlenkin siltatyömaalle betonivibran.
       • Periaatteessa multitaskaamisessa on mahdollisuus säästää ajassa/keventää työtahtia, väljistää resurssien sitomisia jne. Etenkin paikasta toiseen siirtymät syövät leijonasosan aikaa, jolloin multitaskaamisesta koituu iso hyöty. Toteuttajalla on toisaalta inhimillinen tarve toimia kyllin haastavassa roolissa osana projektiryhmää {tuloksellinen haastavuus; verrattavissa kyllin haastavan sudokun tai sanaristikon ratkaisemiseen}, mutta toisaalta kuitenkin inhimillinen toleranssi/kapasiteetti käsitellä useita erillisiä prosesseja samanaikaisesti {hänen pääasialliseen hommaansa keskittymisen multitaskaamisesta kärsimättä}.
         • Toteuttaja pyrkii täydentämään toimintansa / multitaskaamisensa laadun/monipuolisuuden itselleen optimaalisesti soveltuvaksi. Projektin johtamisen taitoa tarvitaan kaikilta osapuolilta.
         • liian pässinlihainen sekä toisaalta myöskin liian rönsyilevä työskentely "tekee hulluksi". Kyseisessä rajapinnassa pysyvä toiminta parantaa "työn imua" ja lisää synergiaa.
         • kaikenlaisiin skenaarioihin varautuminen tai härkäpään myötä ketterän reagoimisen käytännöt rentouttaa ajatuskapasiteettia pois ylimääräisistä taustamuuttujista ja tehostaa työssäoppimista.
     • periaatteessa yrittäjä/urakoija muutenkin joutuu nykyisinkin aina uudenlaisessa työkohteessa ennalta tarkasti miettimään kaikki odotettavissaolevat skenaariot pikkutarkasti ja varautumaan niihin suunnitelmin sekä resurssein ennen työkohteeseen lähtemistään. Mitä pikkutarkemmin ja kokonaisvaltaisemmin asiat on ennalta fundeerattu, sitä vähemmän työaikaa kuluu asioiden fundeeraamiseen paikan päällä, koska fundeeraaminen on ketterämpää ja nopeampaa.
     • verrattavissa monipäiväisen kaamosvaelluksen varustelistan laatimiseen.
     • huolehditaan, että skenaarioiden kuvailuissa tullaan maininneeksi kaikki niiden toteuttamiseen tarvittavat resurssit, mm. tekijä itse, työaika, tauot ja tilat sisältäen. Nämä resurssit kuvaillaan tarpeeksi tarkasti ja korostetaan tekstin lomassa.
• projektisuunnitelman laatija taulukoi kaikki työvaiheet sekä resurssit allekkain samaan taulukkoon, jonka vaaka-akselina on ensisijaisesti aikayksikkö, mutta joitakin apusarakkeitakin tarvitaan. Taulukon yläosaan laaditaan graafisesti kaikille tuttu Gantt-kaavio (mistä vaiheesta jäljempänä tarkemmin). Jotta resurssin taulukossa pystyisi paikantamaan urakointiteksteihin, laitetaan omaan sarakkeeseensa esimerkiksi tekstirivi, jolta resurssi on taulukkoon poimittu.

1. Gantt-taulukkoa laatiessa merkitään aluksi kriittiset resurssit, joita työvaiheen toteuttamiseksi tarvitaan (esimerkiksi että edellinen työvaihe valmis, tai että vesieristysmassa ehtinyt kuivaa, tai vaikkapa että työtila kuten puukäsityöluokka on käytettävissä, mutta päivittäistavara kuten esimerkiksi värikynät ei ole kriittinen resurssi).
2. Seuraavaksi täytetään lisätietosaraketta/-sarakkeita, johon merkitään esimerkiksi työntekijöiden ja laitteiden tuntihintoja ja muita niideen käyttöön liittyviä lisäehtoja.
3. Kriittiset resurssit priorisoidaan numeroin tulevaa gantt-kaavion iterointivaihetta varten, josta tuonnempana tarkemmin. Priorisointinumerot merkitään omaan sarakkeeseensa. Periaatteessa resurssit voidaan priorisoida mielivaltaisessa järjestyksessä. Yleisesti ottaen mitä korkeampi prioriteetti jollekin resurssille asetetaan, sitä määräävämpi rooli sillä on projektin toteutuksessa ja sitä intensiivisemmässä käytössä kyseinen resurssi olisi. Esimerkiksi jos vaikkapa kalliin vuokrahinnan omaavalle resurssille kuten helikopteri A annetaan korkea prioriteetti, kaikki työvaiheet, joihin tarvitaan helikopteri A:ta, päätyvät suoritettaviksi niin pian kuin se muuten, eli kaikkien alempiarvoisten kriittisten resurssien puolesta, on mahdollista.
   • välikevennyksenä periaatteessa härkäpään periaatteella toimiva excel-pohjainen diplomi-insinöörikoulutusohjelman automaattinen lukujärjestystyökalu 'Tarjotin Professional Interface, joka oli vastaus kämppäkaverin esittämään haasteeseen 10-20 vuoden takaa. Ohjelma noutaa netistä yliopisto koko kurssitarjonnan ja optimoi koulutusohjelman mukaisen opintosuunnitelman muutamiksi vaihtoehtoisiksi periodilukujärjestyksiksi. Kyseinen operointi oli ainakin vielä tuohon aikaan kunkin teekkarin tehtävä manuaalisesti.

ALAP-periaate (as late as possible)

Erilaisten synergiaetujen (mm. aikaekstensiivinen logistiikka) muodostamisessa voi projektin vaiheita lähteä jäsentämään/aikatauluttamaan nurinkurisella ajatuksella, että mikä on minkäkin vaiheen myöhäisin deadline, jolloin saadaan kartoitettua "pelivara". Kyseisessä "ikkunassa" saattaa ilmetä/olla mahdollista järjestää erityisiä kairos-ajankohtia, jolloin kyseisen vaiheen suorittamiseen tarvitaan poikkeuksellisen vähän lisäresursseja/pientä lisäpanostusta.

Arvoperiaate

Työvaiheita - jotka projektiluonnostelun alkuvaiheessa ovat "ilmassa irrallaan leijuvia heliumpalloja", jotka täytyy saada "kytketyksi oikeisiin kohtiin projektia" - voidaan kuten normaalisti, härkäpäämentaliteetissa, mielessään hahmotella kronologisesti projektin eteneminen aikajanalle, ja valita kimpusta pallo pallolta oikeisiin kohtiinsa. Mikäli palloja jää jäljelle, aloitetaan projektin etenemisen mietintä uudestaan alusta. Ja kun kukin pallo on paikallaan, tarkastellaan yksityiskohtaisemmin kutakin vaihetta, mm. että onko työvaiheeseen esimerkiksi sen edellyttämät resurssit irrotettavissa.

Toimijoiden/työvaiheiden työtehon ja -motivaation eli tällöin työnlaadunkin parantamiseksi voidaan projektin vaiheet järjestään sellaisellakin periaatteella, että toimijat esimerkiksi tuottavat tasapuolisesti vuorotellen arvonlisää hankkeeseen. Jolloin osapuolet mm. alkavat arvottaa omia ja toistensa arvonlisiä ratkaisukeskeisemmin.